Als u om bedrijfseconomische redenen een werknemer of meerdere werknemers tegelijk wilt ontslaan, moet u de juiste ontslagvolgorde bepalen. Daarbij past u het afspiegelingsbeginsel toe.

Vaststellen personeelsbestand

Allereerst stelt u het personeelsbestand vast. U maakt hiervoor een overzicht met alle werknemers en externe medewerkers. Dit overzicht deelt u in naar categorieën uitwisselbare functies. Dit zijn functies die vergelijkbaar zijn wat betreft:

• functie-inhoud;
• vereiste kennis, vaardigheden en competenties;
• tijdelijke of structurele aard;
• niveau en beloning.

Ook geeft u per werknemer aan tot welke groep hij hoort:

• Groep 1: externe medewerkers: gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp’ers en ingeleende werknemers van een andere bedrijfsvestiging.
• Groep 2: werknemers die de AOW-leeftijd hebben.
• Groep 3: werknemers met een nul-urenoproepcontract.
• Groep 4: werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van wie het contract binnen 26 weken eindigt (na de dag van onze beslissing op uw aanvraag).
• Groep 5: werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die langer loopt dan 26 weken (na de dag van onze beslissing op uw aanvraag).

Rangorderegeling en afspiegelingsbeginsel

Tussen de groepen werknemers bestaat een rangorde. Binnen een categorie uitwisselbare functies waarin arbeidsplaatsen vervallen, beëindigt u eerst de arbeidsrelatie met de werknemers uit groep 1. Moeten er daarna meer werknemers ontslagen worden? Dan past u het afspiegelingsbeginsel toe. Hiervoor moet u de werknemers uit groepen 2 tot en met 5 van de betreffende categorie uitwisselbare functies indelen in leeftijdsgroepen. De 5 leeftijdsgroepen zijn:

• 15 tot 25 jaar;
• 25 tot 35 jaar;
• 35 tot 45 jaar;
• 45 tot 55 jaar;
• 55 jaar en ouder.

Vervolgens berekent u hoeveel werknemers er per leeftijdsgroep ontslagen moeten worden. De werknemers uit groep 2, 3, 4 en 5 tellen hierbij mee, zodat de leeftijdsopbouw voor en na ontslag zo veel mogelijk gelijk blijft.

De werknemers uit (achtereenvolgens) de groepen 2 tot en met 4 moeten als eerste ontslagen worden.

Pas daarna kunt u werknemers uit groep 5 ontslaan. Per leeftijdsgroep ontslaat u eerst de werknemers met het kortste dienstverband.

Met de Afspiegelingstool (xlsm, 215 kB) bepaalt u de volgorde van ontslag. Om dit Excel-bestand goed te laten werken neemt u de volgende stappen:

• Download het bestand en sla het op uw computer op.
• Sluit Excel als dit nog openstaat.
• Open het bestand dat u net heeft opgeslagen.

Lees voor meer informatie over het bepalen van de volgorde voor ontslag ook de Handleiding (pdf, 64 kB) en de Uitvoeringsregels ontslag om bedrijfseconomische redenen (pdf, 2 MB). In de Uitvoeringsregels vindt u in paragraaf 2.9 een stappenplan en voorbeelden van afspiegelingsberekeningen.

Uitzonderingen op het afspiegelingsbeginsel

Het afspiegelingsbeginsel hoeft u niet te gebruiken als:

• het bedrijf of de bedrijfsvestiging gaat sluiten;
• er een functie komt te vervallen die maar door 1 werknemer wordt ingevuld;
• een categorie uitwisselbare functies in zijn geheel komt te vervallen;
• in uw cao staat dat er een onafhankelijke ontslagcommissie is om ontslagaanvragen wegens bedrijfseconomische redenen te beoordelen. U volgt dan de regels uit uw cao om de ontslagvolgorde te bepalen.

In een aantal bijzondere situaties kunt u ook van het afspiegelingsbeginsel afwijken:

• U laat werknemers onder toezicht en leiding van een derde werken.
  In dat geval kunt u een beroep doen op de hardheidsclausule. U kunt dan afwijken van het afspiegelingsbeginsel als er bij de opdrachtgever een uitzendkracht (of werknemer) moet worden geruild voor een andere uitzendkracht, maar de opdrachtgever de uitzendkracht die al bij hem werkt niet kwijt wil.
• De werknemer is onmisbaar.
  Hij heeft kennis en bekwaamheden die zo belangrijk zijn voor het functioneren van het bedrijf dat in zijn plaats een andere werknemer voor ontslag moet worden voorgedragen. U moet dit bij de ontslagaanvraag met documenten bewijzen.
• De werknemer heeft een arbeidsbeperking.
• Voor een werknemer geldt een opzegverbod.
  In dat geval mag u deze werknemer, ook al komt hij volgens het afspiegelingsbeginsel voor ontslag in aanmerking, overslaan. U draagt dan binnen dezelfde leeftijdsgroep de eerstvolgende werknemer voor ontslag voor.
• U wilt een werknemer ontslaan voor wie de loonkostensubsidie is vervallen.

Afspiegelingsbeginsel in de zorg of welzijn en maatschappelijke dienstverlening

Als u werkgever in de zorg of de branche welzijn en maatschappelijke dienstverlening bent, bepaalt u de ontslagvolgorde meestal per gemeente waarbinnen arbeidsplaatsen vervallen. Wilt u het afspiegelingsbeginsel toch toepassen binnen (een vestiging van) uw bedrijf? Leg de reden hiervoor dan duidelijk uit in uw ontslagaanvraag.