Secretaresse WERKbedrijf

Groningen, Emmen, 28 - 32 uur

Solliciteer naar deze functie
(het formulier is geoptimaliseerd voor desktop gebruik)

Wat je gaat doen

Als secretaresse ben je de vraagbaak voor zowel het management als de medewerkers van de vestigingen. Door jouw proactieve administratieve en secretariële ondersteuning aan het operationeel management, draag je bij aan het realiseren van de doelstellingen van het rayon. Daarbij vervul je een belangrijke spilfunctie.

Als secretaresse verricht je een breed scala aan werkzaamheden. Dagelijks komen er veel ad hoc verzoeken bin-nen, waarbij je continue prioriteiten stelt. Hoewel klantgerichtheid een hoge prioriteit heeft, is de secretaresse vooral degene die het management in staat stelt om snel en efficiënt te werken en resultaat te behalen voor de klant; het is jouw verantwoordelijkheid om het management van het rayon hierin optimaal te faciliteren.

Als secretaresse heb je veelvuldig klantcontact, intern binnen UWV op alle niveaus en waar nodig ook met externe partijen.

Jouw kerntaken zijn:

  • Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor het operationeel management
  • Je begrijpt en je vertaalt de klantvraag van het management en de adviseurs in concrete uitvoerbare acties
  • Je handelt digitale en fysieke correspondentie, zo veel als mogelijk, zelfstandig af en houdt daarbij rekening met prioriteiten en planning
  • Je plant, bereidt voor en notuleert indien gewenst vergaderingen en bewaakt daarbij de actiepunten
  • Je verricht ondersteunende administratieve werkzaamheden op het terrein van archivering, personeelsadmi-nistratie, voorraad- en inventarisbeheer en autorisatiebeheer
  • Je verzamelt en stroomlijnt informatie en zet dit door naar managers en medewerkers
  • Je zorgt voor juiste archivering en toegankelijkheid van de informatie
  •  Je verzorgt agendabeheer van operationeel managers en plant daarbij afspraken, organiseert bijeenkomsten en boekt vergaderruimtes
  • Je controleert en bewaakt facturen en verzorgt bestellingen zoals bedrijfsmiddelen, lunches, bloemen etc.
  •  e draagt bij aan de kwaliteitsverbetering van administratieve processen en doet daartoe verbetervoorstellen

Wat we van je verwachten

Je bent zelfstandig, assertief en daadkrachtig en je hebt een dienstverlenende, klantgerichte, proactieve en be-trokken instelling. Je houdt van aanpakken, bent flexibel en weet goed en op het juiste moment prioriteiten te stellen.

Je beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift. Je bent goed ingevoerd in de functie en je zorgt ervoor dat je op de hoogte bent van de materie waarmee management en medewerkers zich bezig houden. Je kunt zelfstandig en snel de onder jouw verantwoording vallende werkzaamheden oppakken en je verbetert werk-processen waar nodig.

Functie-eisen:
•          MBO werk- en denkniveau
•          Het is een pré als je beschikt over aantoonbare ervaring als secretaresse
•          Je kunt goed omgaan met geautomatiseerde systemen
•          Je hanteert informatie zorgvuldig en bent integer

Naast de algemene UWV kerncompetenties die voor elke medewerker gelden (samenwerken, klantgerichtheid en
resul-   resultaatgerichtheid) beschik je over de volgende competenties:

•          Plannen & Organiseren
•          Sensitiviteit
•          Kwaliteitsgerichtheid
•          Luisteren

Wat je van ons kan verwachten

Minimum aantal uren per week: 28
Maximaal aantal uren per week: 32

Minimumsalaris € 1831
Maximumsalaris € 2934

Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur

Iets meer over WERK binnen ons bedrijf

Missie van het WERKbedrijf

 “Steeds meer mensen aan het werk door het bij elkaar brengen van vraag en aanbod”

Ons werkveld
Het WERKbedrijf is één van de vijf divisies van UWV die zich onder andere bezighoudt met pu-blieke arbeidsbemiddeling, re-integratie, ont-slag- en werkvergunningen. Dit doen we samen met gemeenten, werkgevers en uitzendbu-reaus.

Onze klant
Onze klanten zijn werkzoekenden en werkge-vers. Werkzoekenden ondersteunen we bij het vinden van werk. Wij bieden deze ondersteu-ning vooral via online dienstverlening (werk.nl en de Werkmap). Wanneer onze klant een grote afstand tot de arbeidsmarkt heeft, bijvoorbeeld omdat hij een ziekte of handicap heeft, bieden wij extra ondersteuning. Voor klanten die pro-blemen ondervinden met de online dienstverle-ning, bieden we inloopmiddagen.
Werkgevers ondersteunen we met informatie, voorzieningen en bij het vinden van geschikt personeel. Zij kunnen gebruik maken van onze digitale dienstverlening via werk.nl of van be-middeling via de WerkgeversServicepunten. We onderzoeken trends en ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Deze arbeidsmarktinformatie draagt bij aan een snelle en efficiënte match van vraag en aanbod. Daarnaast behandelen wij aanvragen voor ontslag- en werkvergunningen. 

Interesse

Wij verzoeken u uitsluitend via de sollicitatielink te solliciteren.

Solliciteer naar deze functie
(het formulier is geoptimaliseerd voor desktop gebruik)

Meer informatie over de vacature:
Harke Rutgers, Harke.Rutgers@uwv.nl, Manager Werkzoekendendienstverlening WERKbedrijf Groningen.
De vacature staat open tot en met  20 mei  2021.

Bij voldoende geschikte reacties wordt deze vacature mogelijk eerder van de website verwijderd.
Opvragen van referenties (met toestemming) en het raadplegen van open digitale bronnen als sociale media en internet behoort tot de selectieprocedure.
Bij aanstelling wordt gevraagd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en het tonen van originele diploma’s.
 

Is dit niet de baan die je zoekt? Bekijk dan:
Andere vacatures voor WERK