De speciale order is bedoeld voor het bestellen van producten en diensten die niet zijn opgenomen in een catalogus. Na een offerteaanvraag van UWV dient u een offerte in. U levert uw product of dienst pas na ontvangst van een inkooporder. De offerteaanvraag is dus nog geen order.
Bestelproces speciale order
Het bestelproces van de speciale order bestaat uit de volgende stappen:
- UWV vraagt u om een offerte in te dienen.
- U dient een offerte in waarvan de opmaak voldoet aan de afspraken.
- Na ontvangst beoordeelt UWV de offerte en stemt deze met u af.
- Een medewerker van UWV plaatst een bestelaanvraag in het bestelsysteem van UWV. Soms is hiervoor goedkeuring nodig van budgethouders van UWV.
- U ontvangt een inkooporder met hierop een uniek inkoopordernummer en inkooporderregelnummer.
- U levert het product (met een pakbon of leveringsbewijs) of de dienst.
- De medewerker van UWV registreert de ontvangst op de inkooporder.
- U verstuurt een factuur naar UWV met hierop het inkoopordernummer en het inkooporderregelnummer.
- UWV vergelijkt de factuur met de gegevens op de inkooporder en ontvangstmelding.
- Klopt de factuur? Dan gaan wij over tot betaling.