Medewerkers van UWV kunnen producten bestellen via een catalogus. Bijvoorbeeld via een webcatalogus van een leverancier (wij noemen dit ‘punch out’) of een interne catalogus. Een catalogus is een door beide partijen goedgekeurde lijst van producten, prijzen, levertijden, en andere zaken. U onderneemt pas actie na ontvangst van een inkooporder van een UWV-medewerker.
Bestelproces catalogusorder
Het bestelproces van de catalogusorder bestaat uit de volgende stappen:
- Een medewerker van UWV plaatst een interne bestelaanvraag in het bestelsysteem van UWV ‘eProcurement’. Soms is hiervoor goedkeuring nodig van budgethouders van UWV.
- U ontvangt van ons een inkooporder met een uniek inkoopordernummer en inkooporderregelnummers.
- U levert het product (met een pakbon of leveringsbewijs) of de dienst.
- De medewerker van UWV registreert de ontvangst op de inkooporder.
- U verstuurt een factuur met hierop het inkoopordernummer en het inkooporderregelnummer.
- UWV vergelijkt de factuur met de gegevens op de inkooporder en ontvangstmelding.
- Klopt de factuur? Dan gaan wij over tot betaling.
Regels voor catalogi
Levert u een eigen webcatalogus aan? Controleer dan in de bijlage ‘Punch out’ of deze voldoet aan de procedure en de eisen van UWV.
Ook voor de aanlevering van een interne catalogus gelden er regels. U vindt deze in de bijlage ‘Catalogusartikel’.