Voor het afspiegelen gebruikt de werkgever het personeelsbestand van het bedrijf of de zelfstandige bedrijfsvestiging. Dat is een lijst van alle personen die in het bedrijf of op de vestiging werken. Zoals werknemers met een vast of tijdelijk contract en externe medewerkers.
Voor het bepalen van de juiste ontslagvolgorde zijn eerst de volgende stappen nodig:
- De werkgever maakt een overzicht van categorieën uitwisselbare functies. Deze functies zijn vergelijkbaar op de volgende punten:
- inhoud
- de kennis, vaardigheden en competenties die nodig zijn om de functie uit te voeren. Competenties zeggen iets over houding en gedrag, bijvoorbeeld flexibiliteit.
- het niveau
- beloning
- of een functie structureel of tijdelijk is. Een structurele functie is al jaren onderdeel van het bedrijf.
- De werkgever deelt alle werknemers en externe medewerkers in deze categorieën uitwisselbare functies in.
- De werkgever geeft per werknemer aan tot welke groep van werknemers deze hoort.
Van welke werknemer de werkgever het eerst afscheid neemt, hangt af van de groep waarin deze werknemer valt. Er zijn 5 groepen:
- Groep 1: Externe medewerkers. Bijvoorbeeld gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp’ers en ingeleende werknemers van een andere vestiging.
- Groep 2: Werknemers die de AOW-leeftijd hebben.
- Groep 3: Werknemers met een nul-urencontract.
- Groep 4: Werknemers met een contract voor bepaalde tijd dat binnen 26 weken eindigt na de dag van onze beslissing op de ontslagaanvraag.
- Groep 5: Werknemers met een contract voor onbepaalde tijd. Of met een contract voor bepaalde tijd dat langer loopt dan 26 weken na de dag van onze beslissing op de ontslagaanvraag.
De werkgever neemt binnen een categorie uitwisselbare functies waarin arbeidsplaatsen verdwijnen eerst afscheid van de medewerkers uit groep 1. Met arbeidsplaatsen bedoelen wij het aantal uren dat een werknemer in een functie werkt.
Zijn er daarna nog meer ontslagen nodig? Dan moet de werkgever voor werknemers uit de groepen 2 tot en met 5 het afspiegelingsbeginsel gebruiken om de volgorde van ontslag te bepalen.
Het afspiegelingsbeginsel zorgt ervoor dat de leeftijdsopbouw van werknemers in een uitwisselbare functie na het ontslag ongeveer hetzelfde is als voor het ontslag.
Het afspiegelingsbeginsel werkt als volgt:
- Voor iedere categorie uitwisselbare functies waarin arbeidsplaatsen verdwijnen, verdeelt de werkgever de werknemers uit de groepen 2 tot en met 5 over 5 leeftijdsgroepen: 15 tot 25 jaar, 25 tot 35 jaar, 35 tot 45 jaar, 45 tot 55 jaar, 55 jaar en ouder.
- De werkgever rekent uit hoeveel werknemers per leeftijdsgroep moeten worden ontslagen. Voor deze berekening tellen alle werknemers mee uit de groepen 2 tot en met 5. In de uitvoeringsregels staat meer uitleg met handige rekenvoorbeelden.
- De werkgever ontslaat eerst de werknemers uit groep 2, dan uit groep 3 en daarna uit groep 4. Als laatste zijn de werknemers uit groep 5 aan de beurt.
- Voor iedere leeftijdsgroep ontslaat de werkgever eerst de werknemers die het laatst in dienst zijn gekomen.
Voor werkgevers die hulp willen bij het afspiegelen, hebben wij een rekenhulp: de afspiegelingstool. Werkgevers die de tool willen gebruiken, kunnen contact met ons opnemen.
- Het bedrijf of een vestiging van het bedrijf sluit.
- De vervallen functie wordt maar door 1 persoon ingevuld.
- Een hele categorie uitwisselbare functies vervalt.
- Als in de cao staat dat een onafhankelijke ontslagcommissie de ontslagaanvraag beoordeelt. En dat daarin een andere volgorde van ontslag is afgesproken. Een ontslagcommissie mag alleen ontslagaanvragen om bedrijfseconomische redenen beoordelen.
Afwijken van afspiegelingsbeginsel
- Een (uitzend)organisatie die volgens het afspiegelingsprincipe een werknemer moet ontslaan, mag in plaats daarvan een andere werknemer ontslaan. Maar alleen als een opdrachtgever die de eerste werknemer al had ingehuurd, deze echt niet kwijt wil.
- De werknemer is onmisbaar. Bijvoorbeeld omdat deze kennis en ervaring heeft die zo belangrijk zijn voor het functioneren van het bedrijf dat de werkgever een andere werknemer voor ontslag voorstelt. De werkgever moet dit dan wel aantonen met documenten.
- De werknemer heeft door ziekte, een aandoening of handicap moeite met het uitvoeren van werk (arbeidsbeperking).
- Voor de werknemer geldt een opzegverbod. De werkgever mag dan voorstellen om uit dezelfde leeftijdsgroep de werknemer te ontslaan die daarna aan de beurt is.
- De werkgever wil een werknemer ontslaan voor wie de loonkostensubsidie is vervallen.
Zorg, welzijn en maatschappelijke dienstverlening
Werkgevers uit deze sectoren bepalen de ontslagvolgorde meestal per gemeente waarin de ontslagen vallen. Werkgevers die toch binnen het bedrijf of een vestiging willen afspiegelen, moeten de reden hiervan duidelijk uitleggen in de ontslagaanvraag.