“In september 2020 zijn we begonnen met de voorbereidingen voor de invoering van de wet, dus bijna twee jaar voor de beoogde ingangsdatum”, vertelt Onkenhout. “Zo’n ogenschijnlijk lange periode is nodig met het oog op de zorgvuldigheid en, in dit geval, ook complexiteit. Bovendien hadden we te maken met corona en een demissionair kabinet, waardoor de behandeling van de wet lang op zich heeft laten wachten. De Eerste Kamer is pas in oktober 2021 akkoord gegaan en recent is het uitkeringspercentage nog verhoogd van 50% naar 70%. Die onzekerheid heeft de voorbereidingen behoorlijk gecompliceerd.”

Klantreis

Eerste stap was het opstellen van een zogeheten klantreis, een weergave van de weg die de werkgever aflegt wanneer hij de Wbo-uitkering wil aanvragen. “We zijn in gesprek gegaan met werkgevers over de wetgeving en over de uitdagingen die zij daarbij zouden tegenkomen. Zo wilden we erachter komen hoe wij de werkgever zo goed mogelijk kunnen faciliteren bij het uitvoeren van de regeling.” Werkgevers bleken positief te staan tegenover de wet, maar zagen twee beren op de weg: ze zijn hun werknemer negen weken kwijt en kunnen de uitkering pas aanvragen als het verlof genoten is, dus achteraf. “UWV betaalt de werkgever”, zegt Onkenhout. “Die heeft de uitkering in de meeste gevallen dan al voorgefinancierd. Na de gesprekken waren we ons goed bewust van deze factoren.”

Betaalverzoeken

Na het opstellen van de klantreis volgt een inventarisatie. “Wat hebben we nodig aan systemen, mensen, formulieren, communicatie? We hebben een inschatting gemaakt van het aantal verwachte aanvragen en vervolgens kun je berekenen hoeveel tijd elke aanvraag kost en wat dan de benodigde capaciteit is. In het geval van de Wbo mag je de aanvraag in drieën splitsen: een initiële aanvraag en twee latere betaalverzoeken. Dat is voor ons afwijkend ten opzichte van andere Wazo-producten (Wet Arbeid en Zorg, de wet die diverse verlofregelingen combineert, red.) en dat heeft dus consequenties voor capaciteit, werkwijze en systemen.” Uit de berekeningen bleek dat uitvoering van de Wbo een extra capaciteit vereiste van bijna 90 fte’s. “Die mensen zijn opgeleid, er komen werkinstructies, handleidingen en handboeken en we richten controlesystemen in. En uiteraard zijn ook de medewerkers van het KCC opgeleid en geïnstrueerd om vragen over de Wbo te kunnen afhandelen en cliënten de juiste route te wijzen. Niet vanaf de dag van invoering, maar veel eerder, omdat er nu eenmaal veel eerder vragen komen.”

Afspraken

Over systemen gesproken: ook die moeten uiteraard ingericht worden op de Wbo-aanvraag. “We starten met het ontwerpen van een proces, geënt op andere Wazo-producten, zoals bij het Aanvullend Geboorteverlof (WIEG). Werkgevers kunnen online een aanvraag doen, dus daar moeten we onze invoerkanalen op inrichten. De aanvragen moeten leiden tot een beoordeling en uitbetaling van de uitkering. Dat betekent afspraken maken met ontwikkelaars, testen en instructies maken voor de gebruikers.”

Webinars

En dan is er nog de communicatie, op o.a. uwv.nl en ons inspiratieplatform, en op social media met een campagne gericht op de doelgroep jonge ouders. Daarnaast hebben we onder meer een aantal webinars georganiseerd voor werkgevers, waarin we de regeling en de aanvraagprocedure hebben toegelicht, maar ook poll-vragen hebben gesteld. We wilden bijvoorbeeld weten hoeveel werkgevers de uitkering in één keer gingen aanvragen of in drie delen, belangrijk voor onze capaciteit. 50% van de werkgevers zegt de uitkering in één keer achteraf aan te vragen, dus dat is fijn voor ons.” In de komende maanden worden alle processen en systemen nog eenmaal getest, de opleidingen van de medewerkers worden afgerond en de communicatie gaat op volle stoom. “De regeling gaat in op 2 augustus, na een week kun je de eerste aanvraag indienen. We zijn er klaar voor, laat de baby’s maar komen!”