De Rayonsecretaris biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de Rayonmanager en het Rayonmanagement zodanig dat het management zich vooral op de inhoudelijke zaken kan richten.
Het is een spilfunctie waar continue een beroep op je wordt gedaan. Er komen veel ad hoc verzoeken binnen, wat betekent dat je verantwoordelijk bent om hierin constant prioriteiten te stellen.
Hoewel klantgerichtheid een hoge prioriteit heeft, is de Rayonsecretaris vooral degene die de Rayonmanager in staat stelt snel en efficiënt te werken. Het is jouw verantwoordelijkheid om de Rayonmanager hierin optimaal te faciliteren.
Je hebt veelvuldig klantcontact intern UWV alle niveaus en met externe partijen, zoals Gemeenten (wethouders, Hoofden Werk & Inkomen en Economische zaken, beleidsmedewerkers e.d.), kennisinstellingen, werkgevers- en brancheorganisaties, re-integratiebedrijven, uitzendbureaus, Cliëntenraden, arbodienst, IWI, pers e.d.
De kerntaken van de Rayonsecretaris zijn:
- Fungeren als intermediair tussen Rayonmanager en anderen (intern en extern);
- Het vervullen van een signaalfunctie naar de Rayonmanager en andere managers met betrekking tot wat er in de organisatie leeft;
- Uitvoeren van secretariële en administratieve zaken als agendabeheer, mailboxbeheer van de Rayonmanager;
- Plannen, voorbereiden en notuleren vergaderingen;
- Verzamelen, bundelen en verspreiden van managementinformatie en weekberichten;
- Afhandeling van facturen, doen van bestellingen;
- Zelfstandig voeren van (vertrouwelijke) correspondentie namens de Rayonmanager;
- Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen;
- Bewaken planning van (project)activiteiten en de voorgang van acties;
- Afhandelen van spoedeisende routinematige zaken en het afhandelen van vragen, het nemen van beslissingen en nabespreken hiervan met verantwoordelijken;
- Vervullen van de vraagbaakfunctie voor interne en externe contacten van de Rayonmanager;
- Stroomlijnen informatie en deze doorzetten naar de medewerkers.
Je bent zelfstandig, assertief en daadkrachtig en je hebt een dienstverlenende, klantgerichte, proactieve en betrokken instelling. Je kunt zorgvuldig formuleren in notulen en mondelinge communicatie. Je houdt van aanpakken, bent flexibel, praktisch en weet goed en op het juiste moment prioriteiten te stellen. Je hebt geen van 9 tot 5 mentaliteit, bent sociaal, attent en representatief. Je beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift. Je bent goed ingevoerd in de functie en het is je verantwoordelijkheid op de hoogte te zijn van de materie waarmee de Rayonmanager, het management en het team zich bezig houdt. Je kunt zelfstandig en snel de onder jouw verantwoording vallende werkzaamheden oppakken en verbetert werkprocessen waar nodig.
Functie-eisen:
- MBO+ werk- en denkniveau;
- Afgeronde secretaresse opleiding;
- Aantoonbare werkervaring als secretaresse;
- Kunnen omgaan met geautomatiseerde (UWV) systemen;
- Kennis van de UWV-organisatie en globale kennis van de werkinhoudelijke zaken van het UWV;
- Kennis van de positie van UWV Werkbedrijf in de keten.
Naast de algemene UWV kerncompetenties die voor elke medewerker gelden (samenwerken, klantgerichtheid en resultaatgerichtheid) beschik je over de volgende competenties:
- Plannen & Organiseren
- Initiatief
- Integriteit
- Organisatie Sensitiviteit
- Kwaliteitsgerichtheid
- Afhankelijk van je huidige situatie een jaarcontract met uitzicht op een vaste aanstelling;
- Bruto maandsalaris tussen € 2.640,- en € 3.800,- (inschaling op basis van ervaring in aanloopschaal 4 of feitelijke functieschaal 5);
- 200 vakantie uren (bij een fulltime dienstverband), 8 % vakantiegeld en een eindejaarsuitkering;
- Keuzeprogramma voor secundaire arbeidsvoorwaarden;
- Goede opleidingsmogelijkheden;
- Goede werk-privé balans middels hybride werken.
“Steeds meer mensen aan het werk door het bij elkaar brengen van vraag en aanbod”
Om deze missie te realiseren, wil het Werkbedrijf een toonaangevende speler in de regio op het gebied van arbeidsmarktvraagstukken zijn.
De dienstverlening van het Werkbedrijf is georganiseerd binnen de vijfendertig arbeidsmarkt-regio’s. Per arbeidsmarktregio wordt er vanuit één centrale vestiging sturing gegeven aan het verbinden van vraag en aanbod in die betreffende regio. De regio heeft een regiefunctie op de dienstverlening die, vanuit landelijke kaders, op regionale schaal wordt vormgegeven (werkgeverservicepunt regionaal, AG, E-dienstverlening, face-to-face dienstverlening).
Enthousiast over deze functie? Klik dan op de sollicitatiebutton en stuur ons je motivatie en je cv. Reageren kan tot en met 11 december a.s.
Voor algemene informatie over deze functie kun je contact opnemen met Dudu Sayar (Rayonmanager) telefoonnummer 06-15 19 20 28, Nicolle Cuijpers (HR Adviseur) telefoonnummer 06-52 85 69 78 of Annette Adema (huidige Rayonsecretaris) telefoonnummer 06-21 85 90 10.
Een assessment, het opvragen van referenties en het checken van openbare sociale media kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.